هنگامیکه پای بهره‌وری به میان می‌آید، چیزهای کوچک هستند که باعث تفاوت‌های شگرفی می‌شوند. ۹ ترفندی که در ادامه خواهیم گفت هم از جمله همین مواردند. در زمینه بهروری و افزایش راندمان کاری ، همه ما با این چالش روبرو هستیم که یک روز فقط ۲۴ ساعت دارد، در حالی که، به نظر می‌رسد بعضی‌ها دو برابر سایرین زمان دارند. آنها حتی وقتی درگیر پروژه‌های متعدد باشند، بدون هیچ شکستی به اهداف خود دست می‌یابند.
شاید این جمله توماس ادیسون راشنیده باشید که میگوید “زمان واقعا، تنها سرمایه‌ای است که هر انسان دارد، و تنها چیزی که نمی‌تواند از پسِ جبرانِ آن برآید.”
همه ما در پی بهترین استفاده از فرصت زندگی هستیم و شاید برای انجام این کار هیچ چیز بهتر از این نباشد که به دنبال روش‌هایی برای انجام کارهای بیشتر در وقت کمتر باشیم.
حتماً شما هم هنگامی که بعد از یک روز فوق العاده پرکار و مفید از دفتر کار خود بیرون می‌روید، احساس باورنکردنی و وصف ناپذیری دارید. ما در این مقاله به شما نشان می‌دهیم که با رویکردی صحیح می‌توان این احساس را به یک اتفاق هر روزه تبدیل کرد. لازم نیست مدت زمان بیشتری کار کنید یا خود را تحت فشار قرار دهید، فقط کافی است هوشمندانه‌تر کار کنید.
بهترین چیز در مورد این ترفندها، پیاده سازی آسانِ آنها است. این ترفندها به قدری سادهاند که از همین امروز می‌توان آنها را به کار بست. بخوانید و به کار بگیرید وافزایش بهروری خود را تماشا کنید!
آدم‌های موفق برای افزایش راندمان کاری چه می‌کنند؟
۱. آنها زیر بار چیزهای ناگهانی نمی‌روند. گاهی چیزهای ناگهانی می‌خواهند به زور خود را وارد برنامه کار شما کنند تا بلافاصله رفع‌و‌رجوع‌شان کنید، و این باعث به تعویق افتادن مسائل اصلی می‌شود. مشکل بزرگی که ناشی از تن دادن به این زورگویی می‌شود چیست؟ کارهای فوری اغلب اثر کوچکی دارند.
اگر شما تسلیم این اجبارها شوید، ممکن است به خود بیایید و ببینید دارید روزها و یا حتی هفته‌ها را بدون دست زدن به موارد مهم پشت سر می‌گذارید. افراد پربازده زمانی که دود چنین آتشی را می‌بینند، به سرعت در صدد تصحیح مسیر بر می‌آیند و حرکت رو به جلوی خود را ادامه می‌دهند. بد نیست این سخن ویلیام پن را در اینجا نقل کنیم:
زمان همان چیزی است که انسان بیشترین حد آن را می‌خواهد ولی به بدترین نحو از آن استفاده می‌کند.
۲. آنها هرگز دوبار به یک کار نمی‌پردازند. افراد پربازده هرگز چیزی را در حالت معلق نگه نمی‌دارند، چون دوباره‌کاری زمان بسیار زیادی را تلف می‌کند. هرگز ایمیل و یا یک تماس تلفنی را بی‌خود و بی‌جهت، به بعد موکول نکنید. به محض این که چیزی توجه شما را جلب کرد، یا در مورد آن اقدام کنید، یا آن را به دیگران واگذار، و یا حذف کنید.
۳. آنها قورباغه‌ها را قورت می‌دهند. “خوردن یک قورباغه” بهترین پادزهر برای به‌تعویق انداختن کارها است، و افراد پربازده هر روز، صبح خود را با این درمان خوشمزه شروع می‌کنند. به عبارت دیگر، آنها مخوفترین موردی که در فهرست کارشان قرار دارد را قبل از بقیه کارها انجام می‌دهند، و پس از آن، آزادانه به کارهایی که برای‌شان جذاب و الهام‌بخش است، می‌پردازند.
۴. آنها چندین کار را با هم انجام نمی‌دهند (نه به چند وظیفگی). افراد پربازده می‌دانند که چندوظیفگی قاتل واقعیِ بهروری است. تحقیقات انجام شده در دانشگاه استنفورد تایید می‌کند که انجام چندین کار در آن واحد، نتیجه و بهره کمتری در مقایسه با انجام تک به تک کارها دارد. محققان دریافته‌اند افرادی که به طور منظم با چندین جریان اطلاعات الکترونیکی بمباران می‌شوند، نمی‌توانند به خوبی افراد تک‌وظیفه تمرکز کنند، اطلاعات را به خاطر بیاورند و یا از کاری به کار دیگر انتقال یابند.
اما اگر برخی از مردم از موهبت ویژه‌ای برای چندوظیفگی برخوردار باشند چه؟ محققان دانشگاه استنفورد گروهی از مردم را براساس تمایل‌شان به اجرای همزمان چند کار و اعتقاد آنها به تاثیر مثبت این موضوع بر کارایی‌شان، مقایسه کردند. آنها دریافتند که چنین افرادی -برخلاف تصور خود- درعمل در چندوظیفگی به مراتب بدتر از افراد معمولی هستند. آنهایی که مکرراً چند کار را با هم می‌کردند، عملکرد بدتری داشتند چرا که در سازماندهی افکار خود و فیلتر کردن اطلاعات بی‌ربط، با زحمت بیشتری مواجه بودند و در تغییر از یک کار به کار دیگر نیز کندتر بودند.
۵. آنها قبل از ترک محل کار در پایان روز، برای فردا آماده می‌شوند. افراد مولد هر روز را با آماده شدن برای روز بعد به پایان می‌برند. این عمل دو نتیجه دارد: اولاً کمک می‌کند آنچه امروز انجام داده‌اید را جمع‌بندی کنید و دوم اینکه به شما اطمینان خاطر می‌دهد که فردا هم روز مفید و پرباری خواهید داشت. این کار تنها چند دقیقه طول می‌کشد و بهترین راه برای پایان دادن به روز کاری است. کما اینکه بنجامین فرانکلین هم میگوید:
در ازای هر دقیقه‌ای که صرف سازماندهی می‌شود، درعوض یک ساعت زمان آزاد می‌شود.
۶. آنها در طول جلسات به زمانبندی مقیدند. جلسات، بزرگترین اتلاف کننده‌های وقت هستند. افراد پربازده می‌دانند اگر جلسه‌ای را به حال خود رها کنند تا ابد به درازا خواهد کشید، بنابراین در همان شروع جلسه به همه اطلاع می‌دهند که به برنامه زمانبندی پایبندند. این کار محدودیت ایجاد می‌کند و هر کس را به تمرکز و کارامد بودن برمی‌انگیزد. این سخن می‌تواند مصداق خوبی برای این ترفند باشد:
خبر بد این است که زمان همچون پرنده‌ای پرواز می‌کند، اما خبر خوب این است که شما خلبان آن هستید
۷. آنها “نه” می‌گویند. “نه” کلمه قدرتمندی است که افراد پربازده از درست به کار بردن آن اِبایی ندارند. هنگامی که باید جواب منفی بدهند، از عباراتی مانند فکر نمی‌کنم، می‌توانم، و یا مطمئن نیستم، دوری می‌کنند. نه گفتن به یک تعهد جدید، در اصل، احترام به تعهدات قبلی شما است و به شما فرصت می‌دهد تا آنها را بدون نقص و با موفقیت به انجام رسانید. تحقیقات انجام شده در دانشگاه کالیفرنیا، نشان می‌دهد که هرچه نه گفتن برای شما مشکل‌تر باشد، احتمال تجربه استرس، فرسودگی روانی در کار و حتی افسردگی بیشتر می‌شود. نه گفتن را یاد بگیرید و به افزایش راندمان کاری خود کمک کنید.
۸. آنها تنها در زمان تعیین شده ایمیل خود را بررسی می‌کنند. افراد پربازده اجازه نمی‌دهند ایمیل‌ها و پیام‌ها دائماً در کار آنها وقفه بیندازد. آنها علاوه بر اینکه تنها در یک زمانبندی مشخص ایمیل خود را چک می‌کنند، از ویژگی‌هایی مثل اولویت‌بندی پیام‌ها برحسب فرستنده نیز استفاده می‌کنند. این افراد برای مهمترین فروشندگان و بهترین مشتریان خود اعلان‌های متفاوتی تنظیم می‌کنند و مابقی را تا رسیدن به زمان بررسی کلی ایمیل‌ها، نادیده می‌گیرند. برخی از آنها حتی یک پاسخگوی خودکار تنظیم می‌کنند که درصورت لزوم به فرستنده اطلاع می‌دهد که آنها ایمیل‌شان را بعداً می‌خوانند. این گفته چارلز ریچاردز هم خالی از لطف نیست:
یک آدم در یک سال کار یک هفته را می‌کند در حالی که آدم دیگری کار یک سال کامل را در یک هفته.
۹. آنها تکنولوژی را به خدمت می‌گیرند. با اینکه تکنولوژی، به انواع و اقسام، موجب حواس‌پرتی می‌شود، اما استفاده درست از آن می‌تواند به تمرکزِ شما هم کمک کند. افراد پربازده و مولد استفاده‌های مختلفی از تکنولوژی می‌کنند. جدا از تنظیم فیلترهایی در حساب‌های ایمیل خود (طوری که پیام‌ها برحسب زمانِ دریافت و فرستنده و موضوع، مرتب و اولویت‌بندی شوند) در تلفن هوشمند خود نیز امکاناتی تنظیم می‌کنند تا در صورت وقوع اتفاقات مهم به آنها هشدار دهد. به این ترتیب، برای مثال اگر زمانی سهامی که در اختیار دارید به یک قیمت خاص برسد یا ایمیلی از بهترین مشتری خود داشته باشید، به سرعت از آن مطلع خواهید شد، بدون اینکه لازم باشد مدام تلفن خود را برای به روزرسانی چک کنید.
همه ما به دنبال بهبود استراتژی‌های کاری خود هستیم تا بیشترین بهره را از زمان خود ببریم. امیدوارم شما هم اثر این موارد روی افزایش راندمان کاری و بهروری را به طور ملموس حس کنید.
